gam 10Pada bulan november 2008 yang lalu, EJA mendapatkan pengajuan permohonan dari rekan-rekan mahasiswa fakultas ekonomi jurusan akutansi universitas surabaya (UBAYA) untuk melakukan penelitian terkait keuangan organisasi yang berbasis massa/perkumpulan. Dalam penelitian tersebut, metode yang digunakan adalah melakukan wawancara kepada incharge person EJA, penganalisaan berkas-berkas keuangan EJA dan menjadi nara sumber di mata kuliah fakultas tersebut untuk menjelaskan program-program kerja EJA. Pertimbangan penerimaan penelitian ini oleh EJA adalah didasarkan nilai-nilai bahwa suatu organisasi harus selalu bersikap transparansi, baik dalam hal keuangan maupun program kerja kepada pihak manapun terkait pihak tersebut berpotensi menjadi aliansi EJA. Disamping itu, di harapkan dari penelitian ini bisa mendorong kredibilitas EJA kepada pihak luar.

Hasil-hasil penelitian tersebut telah di bukukan oleh rekan-rekan mahasiswa. Dari hasil penelitian tersebut di tingkatan internal EJA akan menjadi prioritas perbaikan yang akan di lakukan oleh EJA terkait mekanisme dan teknis serta ideal organisasi dalam hal keuangan. Di samping itu, hal ini merupakan pembelajaran yang baik bagi organisasi seperti EJA yang terkategori sebagai organisasi yang baru.



Adapun hasil penelitian tersebut adalah sebagai berikut:

Internal Control

Internal control yang dilakukan oleh EJA tergolong sangat sederhana. Dalam rangka pembukuan transaksi-transaksi yang berlangsung, EJA memiliki Divisi Dana dan Keuangan yang berfungsi mencatat transaksi-transaksi dan membuat laporan keuangan. Pada akhir periode, laporan keuangan akan dikirimkan kepada OSI (lembaga pendonor) sebagai bentuk pertanggung jawaban penggunaan dana yang didonorkan. Setiap 6 bulan sekali, OSI juga mengirimkan auditornya untuk mengecek apakah program EJA benar-benar dilakanakan sesuai dengan budget yang telah dibuat. Pelaksanaan program, anggaran akan dicocokkan dengan laporan pertanggungjawaban dan laporan keuangan yang telah dibuat untuk pihak pendonor apakah pemakaian dan sudah benar dan sesuai anggaran. Kalau ada perbedaan harus dijelaskan dalam laporan pertanggungjawaban. Semua dana program yang diberikan oleh pendonor dipegang oleh Divisi Dana dan Keuangan.
Internal control yang baik seharusnya mencakup adanya hal-hal berikut, yaitu :

Otorisasi yang sesuai atas transaksi dan aktivitas
Otorisasi atas dokumen-dokumen yang dikeluarkan EJA dilakukan oleh Rudhy Wedhasmara selaku Koordinator dari EJA. Sentralisasi pengotorisasian ini diperlukan untuk memastikan apakah keputusan yang diambil atas nama EJA telah disetujui oleh Koordinator EJA selaku penanggung jawab atas seluruh kegiatan yang dilakukan.

Pemisahan fungsi
Seharusnya untuk fungsi pencatatan dan penyimpanan tidak dijadikan satu di bagian Divisi Dana dan Keuangan karena hal tersebut dapat memicu terjadinya kecurangan-kecurangan atau penyalahgunaan dana program. Walaupun pada akhir periode EJA membuat laporan pertanggungjawaban pada pendonor, hal ini tetap tidak mengurangi risiko kecurangan yang mungkin terjadi. Adapun rekomendasi dari penyusun adalah sebaiknya EJA memiliki Bagian Akuntansi yang menangani masalah pencatatan sehingga ada pemisahan fungsi. Divisi Dana Keuangan yang memegang dana program dan Bagian Accounting yang melakukan pencatatan atas transaksi.

Pengendalian atas perolehan dan perkembangan program
EJA selalu membuat proposal sebelum mengajukan permintaan dana atas suatu program. Dengan demikian, pendonor akan tahu program seperti apa yang akan dilakukan dan berapa perkiraan dananya. Pada saat program berakhir, EJA akan membuat laporan keuangan dan laporan pertanggungjawaban.

Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan
EJA telah membuat dokumen dan catatan atas transaksi-transaksi yang terjadi dengan baik lalu membukukan dan mengarsipnya menurut program masing-masing, termasuk juga laporan keuangan. Pencatatan transaksi dilakukan secara sederhana sesuai dengan format laporan keuangan yang ditentukan oleh OSI.

Perlindungan terhadap aset, catatan, dan data
Dalam hal penggunaan aset, EJA tidak terlalu melakukan penjagaan karena base camp EJA sendiri terbuka untuk khalayak umum. Beberapa rekan dari organisasi atau perkumpulan lain dapat dengan mudahnya keluar dan masuk ruangan di dalam base camp EJA. Hal ini menunjukkan kurangnya control EJA atas aset sehingga apabila terjadi kehilangan aset akan sulit terdeteksi. Sedangkan perlindungan terhadap catatan dan data telah dilakukan dengan sangat baik. Untuk menghindari kehilangan data, maka EJA selalu melakukan back up atas data secara berkala. Akses terhadap catatan dan data telah dibatasi sehingga tidak semua karyawan dapat mengakses dan mengutak-atik ketiganya.

Penilaian yang independen atas kinerja (performance) anggota
Penilaian atas kinerja karyawan yang dilakukan EJA sudah cukup baik. Karena EJA lebih bersifat sebagai perkumpulan, maka tidak ada seniorisasi ataupun batasan struktur. Sesama anggota EJA memandang bahwa posisi mereka sama, tidak ada gap yang disebabkan oleh perbedaan jabatan. Penilaian atas kinerja anggota EJA dilakukan secara berkala melalui rapat evaluasi yang diadakan secara rutin.

Performance Measurement

1. Resources Measures
• Jumlah uang yang dikeluarkan untuk membayar narasumber
• Jumlah uang yang dikeluarkan untuk membayar biaya-biaya yang lain
• Jumlah orang yang menjadi narasumber

2. Workload Measures
• Jumlah orang yang dapat ditampung dalam 1x pelatihan
• Jumlah kasus yang ditangani
• Jumlah orang yang melakukan pengaduan ketidakadilan

3. Output Measures
• Frekuensi diadakannya pelatihan jurnalistik
• Frekuensi diadakannya advokasi
• Frekuensi diadakannya dialogue dengan media massa
• Frekuensi diadakannya demonstrasi
• Jumlah peserta yang mengikuti pelatihan jurnalistik
• Jumlah peserta yang mengikuti advokasi
• Jumlah peserta yang mengikuti demonstrasi

4. Productivity Measures
• Jumlah program atau pelatihan per periode pertanggungjawaban (6 bulan)

5. Efficiency Measures
• Biaya yang dikeluarkan untuk melakukan satu kali program → apakah biaya yang dikeluarkan sudah efisien bila dibandingkan dengan budget
Contoh biaya yang dikeluarkan :
1. Biaya fotokopi
2. Biaya peminjaman LCD
3. Biaya transportasi
4. Biaya konsumsi

6. Service Quality Measures
• Berapa kali EJA gagal dalam melakukan pembelaan terhadap hak-hak para pemakai narkoba di pengadilan?

7. Effectiveness Measures
• Bagaimana peningkatan kemampuan jurnalistik para pemakai narkoba dibandingkan dengan sebelum diberi pelatihan?

8. Cost Effectiveness Measures
• Berapa biaya yang dikeluarkan oleh EJA untuk mengadakan pelatihan jurnalistik agar kemampuan jurnalistik para pemakai narkoba meningkatan? → apabila dana yang dibutuhkan terlalu besar sedangkan tujuan yang diharapkan dari pelatihan tidak seperti yang diharapkan, berarti kurang baik.

9. Customer Satisfaction Measures
• Komplain dan pengaduan yang dutarakan oleh tiap – tiap simpul saat pertemuan

Tujuan pengukuran output adalah untuk mengukur efisiensi dan efektifitas. Output dapat diukur melalui :

1. Social Indicator
Social indicator merupakan salah satu indikator kasar dalam mengukur suatu output pada suatu organisasi. Social indicator mempunyai hubungan sebab akibat yang lemah dibandingkan output measurement yang lain. Perubahan paradigma masyarakat dan tercapainya tingkat keadilan bagi pengguna NAPZA dipengaruhi oleh banyak faktor. Kesuksesan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh East Java Action (EJA) belum tentu dapat mencapai social indicator di atas jika tidak didukung faktor lain. Adapun social indicator dari EJA adalah :
1. Perubahan paradigma masyarakat tentang pengguna NAPZA
2. Tingkat keadilan bagi pengguna NAPZA

2. Result Measures
Result measures mengukur dampak yang dirasakan oleh orang yang menjadi target organisasi. Adapun result measures dari EJA adalah :
1. Jumlah kasus yang dapat dibela haknya oleh EJA
2. Jumlah pihak yang peduli dengan para pengguna NAPZA

3. Process Measures
Process measures mengukur kinerja / aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi. Adapun process measures dari EJA adalah :
1. Jumlah pelatihan yang dilakukan
2. Jumlah demonstrasi yang dilakukan untuk membela hak pengguna NAPZA
3. Jumlah diskusi yang dilakukan dengan pihak kepolisian

Kesimpulan dan Implikasi

Sebagai organisasi nirlaba yang baru berdiri, East Java Action (EJA) belum melakukan pencatatan akuntansi sesuai PSAK 45. Namun, dilihat dari umurnya yang belum mencapai 2 tahu, perkembangan EJA cukup besar. Pada awalnya, EJA memperoleh dana dari iuran antar anggotanya. Namun, hal ini dirasa berat oleh beberapa anggota EJA sehingga mereka tidak lagi diwajibkan untuk membayar iuran anggota secara rutin. Sumbangan dari para anggota sendiri lebih bersifat sukarela. Pada bulan Januari 2008, EJA mulai mendapatkan suntikan dana dari IPPNI (Ikatan Persaudaraan Pengguna NAPZA Indonesia). Sejak semester II tahun 2008, EJA mengajukan proposal kepada OSI (Open Society Institute) dan memperoleh sumbangan dana dari OSI. Untuk itu, EJA diwajibkan membuat anggaran pada awal periode. Pada akhir periode, EJA harus membuat laporan keuangan dan laporan pertanggung jawaban sebagai bentuk tanggung jawab atas pemakaian dana program. Format laporan keuangan yang dihasilkan EJA saat ini memang belum mengikuti aturan dalam PSAK 45. Hal ini dikarenakan EJA membuat laporan keuangan sesuai format yang diminta oleh OSI.
Dalam pelaksanaan kegiatannya, EJA telah menunjukkan kinerja sosial yang sangat baik. Para anggota EJA selalu berusaha keras untuk membela hak-hak para pengguna NAPZA baik yang masih aktif maupun yang sudah tidak aktif menggunakan. Selain itu, EJA juga bekerjasama dengan organisasi-organisasi (organisasi trans gender dan lesbian) maupun LSM (LSM Bina Hati). Hal ini menunjukkan bahwa EJA benar-benar melaksanakan programnya sesuai visi dan misi organisasi dan tidak berorientasi pada profit.
Rekomendasi kelompok kami adalah agar EJA tetap mempertahankan bahkan meningkatkan kinerjanya pada tahun-tahun mendatang seiring bertambahnya umur EJA. Meskipun internal control biasanya dianggap tidak terlalu penting dalam organisasi masa seperti EJA, tetapi kami tetap menyarankan kepada EJA untuk tetap memperhatikan internal control organisasi agar seluruh kegiatan EJA dapat berjalan lancar tanpa adanya masalah-masalah yang berarti. Para anggota EJA harus tetap saling mendukung dan berjuang untuk membela hak para pengguna NAPZA. Jika tidak, siapa yang akan membela hak mereka?

(Sumber : Rudhy Sinyo dan peneliti Fany + Titus Mahasiswa Ubaya)

0 comments :

Posting Komentar